Plan je week als een pro: Covey's stappen naar succesvolle weken

[Deze post is geïnspireerd door het boek 'The 7 Habits of Highly Effective People' van Stephen R. Covey]

[Disclaimer]

In het vorige artikel over het boek van Stephen R. Covey, heb ik de tijdsmanagement matrix besproken uit het boek. Hieruit bleek het belang van kwadrant 2 activiteiten; activiteiten die niet urgent (tijdsgebonden) zijn, maar wel belangrijk.

Om je te kunnen richten op zulke kwadrant 2 activiteiten, is een hulpmiddel heel handig. Vaak neemt dit hulpmiddel de vorm aan van een planning. In zijn boek beschrijft Stephen R. Covey een aantal criteria waar zo’n hulpmiddel aan moet voldoen om van waarde te kunnen zijn.

De eerste is coherentie. Coherentie wil zeggen dat de activiteiten die je inplant goed moeten aansluiten bij je doelen. Bepaal dus eerst wat je verlangens zijn en vervolgens welke kwadrant 2 activiteiten daarbij passen.

Als je primaire doel bijvoorbeeld is om fitter te worden, zou je hulpmiddel moeten tonen dat dit je belangrijkste doel is. Als je planner in dit geval vooral taken bevat met betrekking tot investeren bijvoorbeeld, is er iets misgegaan.

Het tweede criterium is balans. Een hulpmiddel zal je moeten steunen om een goede balans te creëren in je leven. Je moet identificeren dat je jezelf op verschillende gebieden wilt ontwikkelen en verschillende rollen hebt in je leven.

Ondanks dat iets je primaire focus kan hebben, is het essentieel om andere zaken niet te verwaarlozen. Zorg dus dat je categorieën maakt, zoals gezondheid, relaties, werk en persoonlijke ontwikkeling en plan voor alle categorieën taken in.

Het derde criterium is een kwadrant 2 focus. De belangrijkste taak van het hulpmiddel is om je te richten op kwadrant 2 (activiteiten die niet urgent, maar wel belangrijk zijn). Het moet je stimuleren om preventief te werk te gaan, voor dingen een probleem worden.

Volgens Stephen R. Covey kan je het beste een week vooruitplannen om dit te realiseren, in tegenstelling tot bijvoorbeeld een dag. Dit stelt je beter in staat om tijd vrij te maken voor je prioriteiten. Als je een dag vooruit plant, plan je waarschijnlijk vooral urgente zaken in.

Het vierde criterium is een “mensen” dimensie. Als je contact hebt met andere mensen, weet je vaak niet precies hoelang dit gaat duren van tevoren. Zorg ervoor dat je je niet slecht voelt als een meeting bijvoorbeeld uitloopt.

Het vijfde criterium is flexibiliteit. Zoals de naam al zegt, is het doel van het hulpmiddel om je te helpen in je dagelijkse activiteiten. Daarom moet het goed aansluiten bij je persoonlijke behoeftes.

Het laatste criterium is draagbaarheid. Het is handig als je het grootste deel van de tijd toegang hebt tot je hulpmiddel. Dit kan je bijvoorbeeld bereiken door de planning op je telefoon te hebben. Als je het liever op papier maakt, kan je er een foto van maken om het te kunnen zien.

De genoemde criteria zijn vrij algemeen van aard, in zijn boek geeft Stephen R. Covey een waardevolle strategie om tot zo’n hulpmiddel te komen en met een hulpmiddel het tweede kwadrant dus centraal te stellen.

De eerste stap is om rollen te identificeren in je leven. Eigenlijk iedereen heeft er meerdere. Hierbij kan je denken aan een vader, vriend, dokter, atleet, investeerder, etc. Bij verschillende domeinen van je leven hoort dus een andere rol.

De tweede stap is om doelen te stellen. Dit doe je vanuit je rollen. Het gaat om doelen die je de komende week kan bereiken. Vanuit de rol als investeerder, kan je denken aan het analyseren van een aandeel of het investeren van 250 euro.

De derde stap is het plannen. Maak een overzicht van de komende week en kijk wanneer je tijd hebt om met de gestelde doelen bezig te gaan.

Zoals we hebben besproken, wil Stephen R. Covey je enerzijds stimuleren om plannen te maken voor de lange termijn. Dit begint bij je missie statement (hier heb ik het in een eerder bericht over gehad), hier komen eerst rollen en daarna doelen uit voort.

Daarnaast is het dus belangrijk om wekelijks te plannen. Je begint hierbij met rollen, hier volgen doelen uit, daar volgen taken uit en vervolgens moet je tijd inplannen voor die taken.

De laatste stap is het dagelijks aanpassen. Dingen lopen soms anders dan verwacht, er kunnen onverwachte taken opduiken en bepaalde taken kunnen langer duren dan verwacht. Dit is helemaal niet erg, zorg dat je op dagelijkse basis flexibel bent.

Vond je dit een interessante post? Dan is mijn gratis Telegram-groep of Discord-server misschien iets voor jou! Hier deel ik dagelijks content met betrekking tot investeren, mindset en financiën. Klik hier om een kijkje te nemen!