Stephen Covey's matrix uitleg: weg van urgentie

[Deze post is geïnspireerd door het boek 'The 7 Habits of Highly Effective People' van Stephen R. Covey]

In zijn boek bespreekt Stephen R. Covey een zogeheten tijdsmanagement matrix. Deze matrix kijkt naar manieren waarop je je tijd in kan vullen en deelt activiteiten op in een aantal categorieën.

Ik heb de matrix zo goed als volledig nagemaakt en de termen naar het Nederlands vertaald. De matrix is hieronder weergegeven. Ik denk dat het waardevol is om deze te bespreken.

[Disclaimer]

Zoals te zien bestaat de matrix uit twee belangrijke factoren: urgent tegenover niet urgent en belangrijk tegenover niet belangrijk. Als iets urgent is, vereist het spoedig aandacht; dit is dus tijdsgebonden.

Als iets belangrijk is, heeft dit meer te maken met de resultaten van de activiteit. Iets wat belangrijk is, draagt bij aan wat je wilt bereiken.

Veel mensen zijn in hun leven bijna alleen maar bezig met het reageren op urgente zaken, die zijn namelijk tijdsgebonden. Bezig zijn met taken die niet urgent maar wel belangrijk zijn, vereist namelijk een stuk meer initiatief.

Stephen R. Covey is van mening dat als je je bijna alleen focust op kwadrant 1 (urgent/belangrijk), dat dit kwadrant dan steeds groter zal worden. Mensen die zich richten op kwadrant 1, zijn mensen die voortdurend brandjes aan het blussen zijn.

Zo iemand is continu bezig met het oplossen van dringende problemen. Als deze persoon wat tijd over heeft, besteedt hij of zij dat graag in kwadrant 4 (niet urgent/niet belangrijk). Als je vrijwel al je tijd in kwadrant 1 doorbrengt, ervaar je waarschijnlijk veel stress.

Er is ook nog een groep mensen die zich vooral focust op kwadrant 3 (urgent/niet belangrijk). Deze mensen denken vaak dat ze bezig zijn met zaken die urgent en belangrijk zijn, maar in realiteit reageren ze voornamelijk op urgente zaken die onbelangrijk zijn.

Het is niet vreemd om het gevoel te hebben dat als iets urgent is, het automatisch ook belangrijk is. Dit zijn echter twee hele verschillende dingen. Mensen die hun tijd vooral in kwadrant 3 doorbrengen, zijn vaak gericht op de korte termijn en hebben het gevoel dat ze geen controle hebben over hun leven.

Erg veel tijd doorbrengen in kwadrant 3 en/of 4 (beide niet belangrijke zaken), komt neer op een onverantwoordelijk leven. Je denkt dan niet aan de toekomst en bent vooral bezig met dingen die je niet dichter bij je doelen brengen.

Zoals Stephen R. Covey in zijn boek beschrijft, maken effectieve mensen het verschil door zich te richten op kwadrant 2 (niet urgent/belangrijk) en zoveel mogelijk weg te blijven bij kwadrant 3 en 4.

Omdat ze zoveel tijd doorbrengen in kwadrant 2, lukt het ze om kwadrant 1 kleiner te maken. Ze hebben minder crisissen/dringende problemen, omdat ze preventief te werk gaan.

Denk maar aan je gezondheid. Als je bijvoorbeeld te maken krijgt met ziekte, valt dit onder een kwadrant 1 crisis. Je kan de kans op zo’n crisis verkleinen door tijd door te brengen in kwadrant 2.

Voorbeelden van kwadrant 2 activiteiten met betrekking tot gezondheid, zijn gezond eten en voldoende lichaamsbeweging. Gezond eten en sporten is niet urgent (vereist niet spoedig aandacht), maar wel belangrijk.

Ook als je bijvoorbeeld opeens in financiële problemen komt door het verlies van een baan, valt dit onder een kwadrant 1 crisis. Ook in dit geval kan je de kans op zo’n crisis verkleinen door met kwadrant 2 bezig te zijn.

Door minder uit te geven dan je verdient en een deel van het verschil te investeren voor de lange termijn, kom je niet snel in de problemen op financieel gebied. Wederom is dit niet urgent op het moment dat alles goed gaat, maar wel belangrijk.

Je ziet in deze voorbeelden terug dat effectieve mensen preventief te werk gaan, ze verkleinen hiermee de kans op allerlei crisissen. Als investeerder kan je kennis opdoen met betrekking tot investeren ook zien als een kwadrant 2 activiteit.

Het opdoen van kennis is niet urgent (het kan altijd later nog), maar wel belangrijk. Op het moment dat er een flinke beurscrash komt bijvoorbeeld, zijn het vaak degenen die veel kennis hebben opgedaan die hier het beste uitkomen.

Mensen die veel tijd doorbrengen in kwadrant 2, voelen dat ze controle hebben over hun leven. Het zijn vaak mensen die leven met veel discipline en een duidelijke visie hebben over hoe hun leven in de toekomst eruit kan zien.

Om meer tijd door te kunnen brengen in kwadrant 2, zal je activiteiten uit andere kwadranten waarschijnlijk moeten afwijzen. Hierbij kan je denken aan een typische tijdverspiller uit het vierde kwadrant zoals gamen.

Denk eens eerlijk na over in welk kwadrant jij het meeste tijd doorbrengt op dagelijkse basis. Probeer ieder kwadrant een percentage toe te kennen. Je kan hier vaak veel waardevolle inzichten uit halen.

Ik zou je, net als Stephen R. Covey, willen stimuleren om in ieder geval genoeg tijd in kwadrant 2 door te brengen. Hier ligt je grootste kans op succes.

Vond je dit een interessante post? Dan is mijn gratis Telegram-groep of Discord-server misschien iets voor jou! Hier deel ik dagelijks content met betrekking tot investeren, mindset en financiën. Klik hier om een kijkje te nemen!