5 tips om je communicatie op werk efficiënter te maken

[Deze post is geïnspireerd door het boek 'Een werkweek van 4 uur' van Timothy Ferriss]

[Disclaimer]

In zijn boek legt Timothy Ferriss zijn focus op efficiënter werken. Daarom deelt hij in zijn boek verschillende tips om efficiënter te kunnen zijn met betrekking tot communicatie.

Deze tips kan je toepassen op je werk en mogelijk ook op andere gebieden in je leven. Een aantal van deze tips zal ik nu bij langs gaan.

1 - Waar mogelijk wil je zorgen dat mensen je benaderen op een manier die je in staat stelt om te reageren als jou dat goed uitkomt. Probeer mensen daarom zoveel mogelijk te stimuleren om je een mail te sturen.

Mails kan je namelijk beantwoorden als het jou goed uitkomt. Beperk telefoongesprekken en persoonlijke gesprekken tot zaken die daadwerkelijk dringend zijn.

2 - Probeer contact via de mail gestroomlijnd te maken. Misschien herken je het gevoel wel dat je voor een relatief simpel iets veel heen en weer aan het mailen bent.

Dit kan je erg veel tijd kosten. Probeer je mails zo te formuleren dat hetgeen waarvoor je mailt snel afgehandeld kan worden.

In ‘Een werkweek van 4 uur’ staat hier een goed voorbeeld van. Stuur bijvoorbeeld niet: “Kan ik je om 16.00 uur even spreken?”, maar “Kan ik je om 16.00 even spreken? Zo ja… Zo niet, kun je dan drie andere tijdstippen voorstellen die jou goed uitkomen?”

3 - Voorkom besprekingen waarbij het probleem niet van tevoren is vastgesteld. Besprekingen waarbij het probleem wordt gedefinieerd zijn vaak allesbehalve efficiënt.

Voor een efficiënte bespreking is het noodzakelijk dat het probleem van tevoren al duidelijk is gedefinieerd en dat er gedurende de bespreking alleen een besluit moet worden gemaakt.

4 - Om vergaderingen of telefoongesprekken efficiënter te maken, kan je een eindtijd bepalen. Vaak stimuleert dit mensen om niet af te dwalen en snel tot de essentie te komen.

Om een eindtijd te rechtvaardigen kan je eventueel aangeven dat je een andere afspraak hebt na de vergadering of het telefoongesprek.

5 - Als je een idee hebt om je werk efficiënter te maken, maar je superieuren dit niet aandurven, kan je de puppytechniek gebruiken. De puppytechniek werkt als volgt.

Als een verkoper van honden merkt dat iemand twijfelt om een puppy te kopen, geeft de verkoper aan dat hij of zij de puppy mee naar huis kan nemen en gewoon terug mag brengen als hij of zij van gedachten verandert.

Dit verlaagt de drempel voor mensen om het te proberen en hierdoor zullen ze sneller geneigd zijn het te doen. Vervolgens brengen maar heel weinig mensen de puppy terug als ze die even in huis hebben gehad.

Deze techniek kan jij ook toepassen binnen je werk. Als je bijvoorbeeld denkt dat de vergaderingen onnodig zijn, kan je aan je superieuren voorstellen om een testperiode zonder vergaderingen in te voeren. Als het ze niet bevalt, kunnen de vergaderingen na deze periode gewoon weer terugkomen.

Vond je dit een interessante post? Dan is mijn gratis Telegram-groep of Discord-server misschien iets voor jou! Hier deel ik dagelijks content met betrekking tot investeren, mindset en financiën. Klik hier om een kijkje te nemen!